Häufig gestellte Fragen

Terminvergabe

  1. Ist das Führen mehrerer elektronischer Kalender möglich?

    • Ja. Jeder Kontext hat seine eigenen Anträge, Termine und Kalender.

  2. Der Zugriff und Verwaltung von Kalendern muss durch ein über übliche Webstandards erreichbares Web-Interface möglich sein. Ist die Software webfähig?

    • Die OTA ist ein ganz normaler Webservice, der mit allen gängigen Browsern über das Intranet oder Internet ansteuerbar ist. Die online Formulare sind auch mit Smartphone oder Tablet bedienbar. Für die interne Konfiguration empfiehlt sich ein Laptop oder Desktop PC.

  3. Ist die Datenübertragung verschlüsselbar?

    • HTTPS wird selbstverständlich unterstützt, API Zugriffe sind durch signierte JSON Web Tokens geschützt. Es gibt außerdem die Möglichkeit Inhalte vor dem Versenden clientseitig zu verschlüsseln. Die Daten können nur mit dem zugehörigen Private-Key gelesen werden.

  4. Ist die automatisierte Vergabe von individuell zu einzelnen Klienten (Bürgern) zugeordneten Terminen in datumsgenau definierbaren Zeitfenstern möglich?

    • Ja. Mit dem Baustein Terminauswahl können Sie genaue Regeln im WENN-DANN Prinzip formulieren und Termine auf Datum, Wochentag, Uhrzeit oder Terminart einschränken.

  5. Können Personen, denen Termine zugeordnet werden, anhand von Listen in Standardformaten (z.B. csv-Format) und ggf. auch direkt aus einem Fachverfahren übernommen werden?

    • Eine Liste mit Personen und Zugangsdaten kann eingelesen werden. Anschließend können diese Personen sich authentifizieren und einmal einen Antrag ausfüllen. Mehr Details hängen vom jeweiligen Anwendungsfall ab.

  6. Können bestehende Termine online und in Echtzeit auch über ein Web-Interface individuell und nachvollziehbar verändert werden?

    • Ja das ist in der internen Verwaltung möglich. Jeder Antrag hat eine Historie, die genau anzeigt, wann etwas geändert wurde.

  7. Können Antragsteller selbst neue Termine in einen nach o.g. Vorgaben definierten Kalender eintragen?

    • Genau dafür ist der Anmeldeplaner gedacht. Sie konfigurieren eine Anmeldung und der Antragsteller kann diese anschließend durchführen.

  8. Sind Termine nach verschiedenen Terminarten klassifizierbar?

    • Ja. Jeder Termin gehört zu einer Termingruppe. Jeder Kontext hat seinen eigenen Kalender, dieser hat beliebig viele eigene Termingruppen und jeder Termin gehört zu genau einer dieser Termingruppen.

  9. Ist eine Mehrfachbelegung bereits belegter Termine abhängig von der Terminart bis zu einer veränderbaren Maximalzahl möglich?

    • Zu jedem Termin gehört eine Platzanzahl. Bei Einzelterminen ist diese auf 1 gesetzt. Mit der Terminverwaltung haben Sie die Möglichkeit jeden Termin eine individuelle maximale Teilnehmerzahl zu geben. Unabhängig von der Terminart könnten z.B. Freitags nachmittags weniger Plätze zur Verfügung gestellt werden.

  10. Sind vollständig belegte Termine deutlich erkennbar?

    • Ja. In der Kalenderübersicht der internen Datenverwaltung haben Sie jede Menge Filtermöglichkeiten. Termine ohne freie Plätze werden deutlich markiert.

  11. Können bei mehrfach belegten Terminen die Teilnehmer (Klienten/Bürger) nur durch bestimmte Benutzergruppen sichtbar und veränderbar sein?

    • Ja, dafür gibt es ein Rollenkonzept. Es kann genau bestimmt werden, welche Sachbearbeiter welche Daten sehen dürfen. Antragsteller können nie mehr als Ihre eigene Daten sehen.

  12. Ist eine neue Anmeldung beschränkbar (z.B. Eintrag nur durch Angabe eines vorab übermittelten Zugangscodes oder individuellen Identifikationscodes)?

    • Auch das ist möglich. Der Baustein OTN_LOGIN prüft sogar Zugangsinformationen gegen eine externe Schnittstelle. Der normale Baustein Login bietet hier geeignete Schutzmaßnahmen, diese Anmeldungen halböffentlich zu machen. Eine elegante Methode ist Anmeldungen als intern zu markieren. Dann können diese nur von eingeloggten und berechtigten Sachbearbeitern ausgeführt werden (z.B. wegen einem Telefonanruf).

  13. Können Termine mit Kommentaren und Eigenschaften versehen sein (eintragende / bearbeitende Person kann Freitextkommentare hinzufügen und vorgegebene Markierungen/Optionen an- und abwählen)?

    • Jeder Antrag hat eine Historie. Hier können auch händische Kommentare hinzugefügt werden. Auch gehört neben dem Termin zu jedem Antrag alle andere erfasste Daten. Also insgesamt ja.

  14. Können Termine mit je nach Terminart anpassbaren und separat exportierbaren Pflichtfeldern versehen werden (Z.B. Vorname, Nachname, Adressfelder…)?

    • Der gesamte Antrag kann exportiert werden. Soll dies bereits während der Anmeldung an eine externe Schnittstelle passieren, wäre das ein ideales Szenario für einen Spezialbaustein der beauftragt werden könnte.

  15. Sind Zugriffs-, Lese- und Schreibrechte auf alle Elemente (einschl. Eigenschaften, Inhalte und Kommentare) differenziert einschränkbar auf bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen?

    • Ja eine Rechteverwaltung mit Rollenprinzip je Kontext ist möglich.

  16. Rechte sind veränder- und vererbbar, es besteht eine Möglichkeit der Rechteverwaltung.

    • Ja. Es existieren Rollen mit Lese-, Schreib-, Lösch- und Änderrechte.

  17. Ist eine individuelle Zuordnung zu in einem Fachverfahren geführten Objekten möglich?

    • Ja. Solange die entsprechende Schnittstelle das erlaubt können beliebige Daten mit in das Fachverfahren übergeben werden. Besonders interessant ist hier das Antrag-Zeichen, welches eindeutig ist und eine spätere Suche in der OTA nach dieser Anmeldung erlaubt.

  18. Kann man eine pro Zeitraum (Monat/Woche/Tag/Zeitfenster…) maximale Anzahl an zu belegenden Terminen vorgeben und ist diese anpassbar?

    • Jeder Termin hat eine maximale Teilnehmerzahl. Daraus ergeben sich automatisch die maximale Anzahl an Terminen pro Zeitfenster. Weiterhin kann man öffentliche und interne Termingruppen definieren. Damit stehen z.B. Sachbearbeitern mehr Termine zur Auswahl als dem öffentlichen Antragsteller.

  19. Können Termine bei einer Buchung durch bestimmte Benutzergruppen automatisch und dynamisch mit zeitlichen Abständen zu anderen Terminen in den Kalender buchbar sein?

    • Dieses Feature ist in der Konzeptphase und für eine spätere Version geplant.

  20. Können zeitliche Mindestabstände zwischen den Terminen definierbar sein? Die Mindestabstände sollten nur durch Nutzer bestimmter Gruppen übergangen werden können.

    • Ja, das ist möglich. Termine mit beliebiger Dauer können in der Massenverwaltung in einem bestimmten Intervall (z.B. 60 Minuten) angelegt werden. Daraus ergibt sich automatisch ein bestimmter Abstand zum vorherigen Termin.

  21. Ist ein bidirektionaler Im-/Export in ein Fachverfahren in Echtzeit möglich?

    • Ja. Sofern entsprechende Schnittstellen vorhanden sind, können diese durch Spezialbausteine implementiert werden. Als Exempel dienen hier die Bausteine OTN_LOGIN und OTN_TERMIN, welche Termine in Echtzeit an die Octoware Gesundheitssoftware übermitteln.

  22. Ist ein bidirektionaler Austausch und eine Bearbeitung über Standardprotokolle (WebDAV, iCal, MS Exchange – ActiveSync) möglich?

    • Das ist für ein geplantes Feature, wird derzeit aber nicht unterstützt. Es können jedoch .ics Dateien per eMail geschickt werden. Sie können beispielsweise automatisch in Outlook eingetragen werden um eine unidirektionale Synchronisierung zu erreichen.

Elektronische Übermittlung von Meldungen

  1. Können selbst zu erstellende Formulare online ausgefüllt werden und dann mit dokumentierter Übermittlung bestimmten Mitarbeitern zugeleitet werden?

    • Ja. Der Baustein E-Mail ermöglicht auch an fest hinterlegten E-Mailadressen einen frei definierbaren Text zu senden, der auf alle bis dahin erfassten Informationen zurückgreifen kann.

  2. Können digitale Dokumente (z.B. Scan oder PDF-Dokument) mit dokumentierter Übermittlung bestimmten Mitarbeitern zugeleitet werden?

    • Jeder übermittelter Antrag ist einsehbar. Hat der Mitarbeiter entsprechende Rechte können diese Anhänge zum Antrag ebenfalls eingesehen werden. Bei jedem geöffneten Anhang findet ein Eintrag in die Historie statt.